什么是档案管理方案?​

What is a file management solution?

档案生命周期的全面控制和管理

涵盖档案信息的采集、处理、存储、组织、发布、利用以及数字管理全过程,帮助企业进入智能档案信息时代,简单、智能、高效、安全

入库

档案采集  精细管理

使用

归档、借阅、鉴定、销毁

安全

全面防护  安全无忧

统计

档案采集 精细管理

系统概述

        智能化档案管理系统采用先进的无线射频识别(RFID)技术和成熟的计算机软件技术根据档案管理的实际需求而研发。系统从档案的生成、存档、借阅、归还、查找、盘点、等各个管理环节,以RFID作为信息存储媒介,在RFID芯片中存储了档案的基本信息和使用记录。利用非接触式的手持式、台式、通道式RFID读写设备,紧密配合后台数据库管理系统,实现档案资料的借阅、归还、查找、盘点工作过程的信息化管理。同时,管理系统能够与现有的监控系统进行联动管理,实现系统间的无缝对接;并且将成熟的RFID技术应用于档案馆,实现与市级档案信息的交换传递汇报。

系统概述

        智能化档案管理系统采用先进的无线射频识别(RFID)技术和成熟的计算机软件技术根据档案管理的实际需求而研发。系统从档案的生成、存档、借阅、归还、查找、盘点、等各个管理环节,以RFID作为信息存储媒介,在RFID芯片中存储了档案的基本信息和使用记录。利用非接触式的手持式、台式、通道式RFID读写设备,紧密配合后台数据库管理系统,实现档案资料的借阅、归还、查找、盘点工作过程的信息化管理。同时,管理系统能够与现有的监控系统进行联动管理,实现系统间的无缝对接;并且将成熟的RFID技术应用于档案馆,实现与市级档案信息的交换传递汇报。

系统组成

        该系统部署于档案库房,由库房终端、RFID移动终端、RFID电子标签、智能档案柜以及配套的软件管理平台、门禁系统、环境监控系统、视频监控系统、周边防护系统等共同组成。实现对档案库房的管理。

        系统特点档案信息管理档案材料入柜后,管理人员可通过RFID技术对档案材料进行自动信息登记、柜内档案清点、档案信息查询、档案外借和归还等日常管理工作,并由系统自动进行相关记录。

系统组成

        该系统部署于档案库房,由库房终端、RFID移动终端、RFID电子标签、智能档案柜以及配套的软件管理平台、门禁系统、环境监控系统、视频监控系统、周边防护系统等共同组成。实现对档案库房的管理。

        系统特点档案信息管理档案材料入柜后,管理人员可通过RFID技术对档案材料进行自动信息登记、柜内档案清点、档案信息查询、档案外借和归还等日常管理工作,并由系统自动进行相关记录。

智能引导

        系统具备档案引导功能,根据档案室数字地图对所需查找的档案材料进行自动定位引导(在电子地图上可显示对应档案的具体位置:几号柜、几层、哪一格等),充分提高-档案查找的效率,并可自动对拿出、收入档案柜中的档案进行识别,实现储位智能化管理。

        远程查询根据不同用户需求,系统可实现档案资料信息远程网络查询,并自动形成准确可靠查询报表。

智能引导

        系统具备档案引导功能,根据档案室数字地图对所需查找的档案材料进行自动定位引导(在电子地图上可显示对应档案的具体位置:几号柜、几层、哪一格等),充分提高-档案查找的效率,并可自动对拿出、收入档案柜中的档案进行识别,实现储位智能化管理。

        远程查询根据不同用户需求,系统可实现档案资料信息远程网络查询,并自动形成准确可靠查询报表。

防盗管理

        所有柜内档案均处于阅读器的读取范围中。当档案被取出时,由出库口的RFID阅读器捕捉档案信息,并与出库指令信息进行核对,如果档案是未经档案管理信息系统发出出库指令而异常离开库位,监控模块会激-活警报模块发出异常情况警报。

方案实施效益

1、在查找、盘点、交接时可以极大缩短时间和减少工作量,提高效率;
2、可以明显提高文件管理的准确性,轻松跟踪定位实体文件;
3、文档的行为全生命周期管理,使得文档管理数字化、智能化、及时化、可视化、可追溯性等;
4、文档信息流、实物流同步,使得文档管理效率及安全保护得到有效平衡;
5、通过柔rfid技术及摄像、软件系统等有效结合,有效避免文件丢失;
6、人、柜、文件的等级管理使得文档的密级管理有了落实的基础;


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